Második vállalkozásomnál (Independent Hotel Reservations Ltd.) mi is ezeket küldtük meg a szállodáknak, ahol szállást foglaltunk. Volt egy sablonunk amiben szerepelt a mi nevünk, címünk, a szálloda neve és címe, ahol foglaltunk szállást, számlaszám, dátum, a vendég neve, az érkezés napja, a foglalás szerinti elutazási dátum, a visszaigazoló szállodai alkalmazott neve, a foglalás száma, a visszaigazolt szobaár. Ennek alapján fizették a megállapodás szerinti 10% jutalékot az igénybevett szoba és igénybevételi idő alapján.

Miért kellett ez? Azért, mert mi miután visszaigazoltuk a vendégnek a számunkra a szálloda által a foglalás alkalmával adott szobaárat, nem tartottuk a kapcsolatot a vendéggel és minden adatunk a foglalásnál bemondott és a szálloda által a foglalásnál kapott információ volt. Elvileg ennek alapján tudtuk a jutalékot behajtani. Igen ám, de a szállodáknál csak kevés helyen törődtek a jutalék automatikus kifizetésével ezért emlékeztetőül küldtük a sablon és a nálunk szereplő adatok alapján elkészített ready-made invoice-t. A szövegkörnyezet első mondatának bizony van értelme, mert a szállodaiparban a tényleges igénybevétel alapján fizetik a jutalékot.

Tehát, ha mi két üzletembernek lefoglatunk két egyágyas szobát három éjjelre és a szobákat darabonként 120 dollárért visszaigazolták, akkor az 720 USD bevétel volt a szállodának, amiből 72 dollár lett volna a jutalékunk. De ha a két üzletembernek a megérkezéskor nem tetszett a szoba, vagy praktikusabbnak találták, hogy a két szoba helyett egy lakosztályt vegyenek ki éjszakánként 400 dollárért, amiről már mi nem tudtunk, akkor a szálloda 1200 dollár bevétel után fizette a jutalékot. Ha pedig igénybe vették a lefoglalt szobákat, de nem maradtak 3 éjszakát, hanem másnap hazautaztak, akkor a szálloda csak 240 USD bevételre tett szert a foglalásunk után, és ez után fizette a jutalékot. Ezeket az esetleges eltéréséket egyeztetik a számla elkészítése előtt. A sablonon olyan adatok szerepeltek, ami segített a szállodának a foglalás azonosításában. Az előre készített számla pedig segített nekik az adminisztráció csökkentésében, mert kifizetéseket csak számla alapján szabad eszközölni.